A digitalização de documentos médicos e odontológicos tem se tornado uma necessidade crescente, proporcionando maior segurança, agilidade e organização para os profissionais da saúde. A Lei nº 13.787/2018 regulamenta essa prática, estabelecendo diretrizes para a digitalização e o armazenamento eletrônico de prontuários, garantindo que os documentos digitalizados tenham a mesma validade legal dos originais físicos. No entanto, para que essa substituição ocorra de forma adequada, é necessário atender a requisitos específicos que assegurem a autenticidade, a integridade e a confidencialidade das informações.
A legislação determina que a digitalização deve ser realizada com o uso de certificação digital no padrão ICP-Brasil, garantindo a validade jurídica dos documentos. Além disso, os arquivos digitalizados precisam ser cópias fiéis dos originais, assegurando que não haja qualquer modificação que comprometa seu conteúdo. O armazenamento deve ser realizado em sistemas seguros, protegidos contra acessos não autorizados e possíveis falhas, garantindo que os documentos estejam sempre disponíveis para consulta quando necessário. Da mesma forma, a realização de backups periódicos é essencial para evitar a perda de informações, garantindo a preservação dos prontuários ao longo do tempo.
Após a digitalização, a lei determina que o prontuário deve ser armazenado por, no mínimo, 20 anos, contados a partir do último registro realizado, ou, alternativamente, deve ser devolvido ao paciente.
O Judiciário entende que, caso a obrigação de manter a guarda dos prontuários médicos ou odontológicos seja violada, e essa falha cause prejuízos ao paciente — seja pelo tratamento inadequado dos dados ou pela perda da oportunidade de comprovar um eventual dano —, o profissional ou a instituição responsável (hospital ou clínica) poderá ser condenado a indenizá-lo.
A adoção da digitalização pode representar um avanço significativo em termos de segurança e confidencialidade, uma vez que o armazenamento digital reduz o risco de extravio, deterioração ou acesso indevido aos documentos. Além disso, a facilidade no acesso e na organização das informações permite que os profissionais realizem consultas de maneira mais ágil e eficiente, otimizando o tempo no atendimento aos pacientes. Outro benefício relevante é a redução da necessidade de espaço físico para arquivamento.
Diante do exposto, a digitalização de prontuários é uma alternativa viável e altamente benéfica para médicos e cirurgiões-dentistas, desde que realizada adequadamente. Ao garantir autenticidade, integridade e segurança das informações, essa prática não apenas otimiza a gestão documental, mas também melhora a eficiência no atendimento e reduz custos operacionais.
Em colaboração com Leonardo Móll