Imagine que você está passando pela seguinte situação: um paciente busca seus serviços, você o avalia, elabora um orçamento e informa as opções de pagamento. O paciente concorda e solicita o parcelamento do valor. Você aceita a solicitação, realiza o tratamento empregando as melhores técnicas e produtos, e o paciente efetua o pagamento da primeira parcela. No entanto, a partir do segundo mês, ele interrompe o pagamento das demais parcelas e deixa de te responder. Como proceder?
Esse cenário não é raro na rotina de consultórios e de clínicas médicas e odontológicas, por isso é fundamental que você esteja preparado.
Primeiro, é importante que você registre as comunicações realizadas entre as partes e mantenha seus arquivos organizados, incluindo fichas, prontuário, prescrições, termos de consentimento e eventuais trocas de mensagens. Além disso, centralize as comunicações em um único canal para facilitar a localização dos registros e evitar desencontros ou informações conflitantes. Sem os documentos, não há como justificar a cobrança.
Segundo, ao realizar a cobrança, é essencial que toda a comunicação com o paciente seja feita de forma esclarecedora, deixando claro o que foi combinado e quais são as obrigações de cada parte. Seja claro e objetivo, ressaltando que sua parte, como profissional, foi cumprida e detalhando exatamente o que está pendente da parte do paciente. Informe que sua intenção é encontrar uma solução viável para ambas as partes, evitando a necessidade de encaminhar a questão para o setor jurídico.
Terceiro, não realize acordos verbais, registre qualquer acordo feito por ligação em um documento escrito e disponibilize-o ao paciente, solicitando a assinatura ou a anuência dele.
Também é importante também que você estabeleça uma conduta preventiva, com a elaboração estratégica de documentos personalizados à sua realidade e com a orientação sobre as melhores práticas para a sua atuação.
Se, mesmo após a comunicação, não for possível chegar a um consenso, será necessário encaminhar a cobrança a uma equipe jurídica especializada, que adotará as medidas cabíveis para a recuperação do crédito.
Trata-se, claramente, de um procedimento desgastante. Por isso, muitos profissionais decidem envolver a equipe jurídica especializada desde o início, para que ela cuide da elaboração desse fluxo de procedimentos, dos documentos necessários e da tratativa com o paciente, permitindo que o profissional mantenha seu foco no exercício da medicina/odontologia.
Em colaboração com o advogado Caetano Gomes, OAB/MG 227.746.